MINGGU 10

Nyatakan serta terangkan EMPAT (4) komponen analisa SWOT secara terperinci.

Analisis SWOT (KLAP) adalah teknik asas yang selalu digunakan di dalam pengurusan strategik (strategic planning), mempertingkatkan kecemerlangan organisasi (improving company success), program pembangunan organisasi (organizational development) dan mengenalpasti kelebihan persaingan (identifying competitive advantage).

Dalam pengurusan strategik, analisis SWOT digunakan untuk memastikan strategi yang digubal itu benar-benar berkemampuan untuk merealisasikan objektif, misi dan visi organisasi.

Analisis ini terdiri daripada empat kuadran iaitu strength (S)/kekuatan (K), weakness (W)/kelemahan (L), opportunity (O)/peluang (P) dan threads (T)/ancaman(A).

SWOT (KLAP) didefinisi berdasarkan kepada kriteria berikut :

 Strengths (Kekuatan) ialah faktor dalaman di dalam organisasi yang membantu kepada pencapaian objektif.

 Weaknesses (Kelemahan) ialah faktor dalaman di dalam organisasi yang memberikan kemudaratan/kekangan kepada pencapaian objektif.

 Opportunities (Peluang) ialah faktor luaran yang membantu dan memberikan kesan positif kepada pencapaian objektif.

 Threats (Ancaman) ialah faktor luaran yang membantutkan dan memberikan kesan negatif kepada pencapaian objektif.

*Kuadran kekuatan dan kelemahan merujuk kepada situasi di persekitaran dalaman organisasi dan kuadran peluang dan ancaman pula merujuk kepada keadaan persekitaran luaran organisasi.

Analisis SWOT dapat dibagikan dalam lima langkah:

1. Menyiapkan sesi SWOT.
2. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan.
3. Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman.
4. Melakukan ranking terhadap kekuatan dan kelemahan.
5. Menganalisis kekuatan dan kelemahan.


Manfaat Analisa SWOT
Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman organisasi


Langkah-Langkah Penerapan

Langkah 1: Menyiapkan sesi SWOT

~ SWOT kemungkinan akan menghabiskan waktu 50 - 60 menit.
~ Peserta dibagi dalam kelompok dengan maksimum 6 orang per kelompok.
~ Dengan menggunakan alat curah pendapat memilih pelayanan atau komponen pelayanan yang akan dianalisa.
~ Setiap kelompok membuat sebuah matriks SWOT sesuai dengan contoh.
~ Siapkan kartu dan kertas flipchart untuk setiap kelompok.
~ Tentukan seorang Pencatat. Tugas Pencatat adalah mengisi matriks SWOT.

Langkah 2: Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan

~ Dengan menggunakan curah pendapat, tulis pada kartu semua kekuatan di dalam organisasi (internal). Kekuatan boleh berupa, tenaga trampil, gaji, sarana. Setelah kartu diisi tempelkan pada kertas flipchart.
~ Setelah selesai menyusun kekuatan internal, dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan kelemahan di dalam organisasi (internal) pada kartu lalu ditempelkan pada flipchart .

Langkah 3: Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman

~ Dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan semua kesempatan di luar organisasi (kesempatan ekstern) yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan pelayanan atau atasi sebuah masalah. Ini bisa berupa latihan, tenaga baru, peraturan baru dan seterusnya.
~ Dengan menggunakan curah pendapat, buatlah daftar ancaman di luar organisasi (ancaman ekstern) yang dapat menghalangi pemecahan masalah.

Langkah 4: Melakukan ranking terhadap kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang

~ Daftarkan dalam kolom masing-masing: kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang.
~ Buatlah ranking setiap kolom. Yang perlu dipikirkan adalah pentingnya kesempatan / ancaman dan berapa besar kemungkinan kesempatan / ancaman tersebut memang akan ada. ~ Begitu juga dengan ancaman dan peluang.

Langkah 5: Menganalisis kekuatan dan kelemahan

~ Masukan kekuatan dan kelemahan masuk matriks SWOT.
~ Kekuatan diisi sesuai ranking yang telah dikerjakan, kekuatan yang paling besar di atas, yang kurang besar di bawah.
~ Setelah kekuatan diisi, disusul dengan kelemahan.
~ Masukan kesempatan dan ancaman di dalam kolom.
~ Hubungkan kekuatan dan kelemahan dengan kesempatan dan ancaman.
~ Kombinasi di mana kekuatan bertemu dengan kesempatan adalah keadaan yang paling positif. Keadaan ini harus dipelihara dengan baik supaya tetap ada.
~ Kombinasi kelemahan dan ancaman adalah keadaan yang paling negatif dan harus dihindari.
~ Setiap kombinasi diperiksa ulang kalau memang merupakan jalan keluar untuk mengurangi kelemahan atau ancaman.

Catatan:
Analisis SWOT bukanlah akhir dari proses. Untuk memanfaatkan sepenuhnya alat ini, anda perlu menentukan rencana tindak lanjut. Juga alat ini cenderung berdasarkan pada "pendapat" dan indikator-indikator kualitatif dan belum tentu pada "kenyataan".